• Standard Operating Procedures.
    Aktuell. Mobil. Online und Offline.
    Mit SOPHIA, dem einzigartigen SOP Management System.

Standard Operating Procedure (SOP), auf Deutsch Standardvorgehensweise, ist eine Arbeitsanweisung,
die das Vorgehen innerhalb eines Prozesses [...] beschreibt.

Wikipedia Deutschland, Standard Operating Procedure

Überblick - Wer ist SOPHIA?

SOPHIA ist Ihre digitale SOP Healthcare Information Assistentin. Mit SOPHIA erstellen, bearbeiten und verteilen Sie und Ihr Team Standard Operating Procedures und Leitlinien. SOPHIA ist auf die SOP und Leitlinienverwaltung optimiert. Aber es ist problemlos möglich, GxP Richtlinien und Regulierungen jeglicher Art zu verwalten und bereitzustellen.

Ihre Inhalte sind im Internet und in der SOPHIA App für Smartphones und Tables abrufbar. Dabei müssen Sie nicht einmal online sein. Einmal heruntergeladen bleiben die Daten auch offline verfügbar. Sobald Sie dann wieder online gehen, prüft das System ob ein Update vorliegt und aktualisiert sich selbst. Natürlich haben nur von Ihnen authorisierte Benutzer verschlüsselten Zugriff auf Ihre Daten.

SOPHIA bietet eine Menge nützlicher Funktionen, die den Arbeitsaufwand im Vergleich zur klassischen PDF/Word Dateiverwaltung kurz- und langfristig deutlich reduzieren können. Dies gilt auf für Dateiverwaltung in Cloudstorage Systeme wie bspw. Dropbox(tm). Denn SOPHIA wurde explizit für die SOP Verwaltung konzipiert. Schauen Sie sich das folgende 6-minütige Video an, um einen Überblick über Sophia zu erhalten. Alternativ scrollen Sie einfach weiter, um den Funktionsumfang von Sophia kennenzulernen.

Einfache SOP Erstellung

SOPs werden mittels einem einfachen Assistenten Schritt für Schritt erstellt und veröffentlicht. Und wenn Sie bei der Arbeit unterbrochen werden, kein Problem. SOPs in Bearbeitung werden laufend im Hintergrund gespeichert.

Ereignisse

Jede Änderung im SOP Verzeichnis wird erfasst und lässt sich genau zurückverfolgen. So wissen Sie immer genau, wer wann woran gearbeitet hat.

Versionierung

Vorherige SOPs werden als alte Version gespeichert und können bei Bedarf immer abgerufen und wieder hergestellt werden.

Vier Augen Prinzip

SOPs durchlaufen vor der Veröffentlichung an die Nutzer einen "Approval" Prozess. Nach der Bearbeitung / Erstellung einer SOP muss ein dazu authorisierter Nutzer die SOP erst für die Veröffentlichung freigeben.

Vorlagen

Da sich SOPs strukturell oft ähnlich sind, haben wir Vorlagen integriert. Vorlagen erleichtern und beschleunigen das Erstellen neuer SOPs.

SOP Freigabe für Externe

Andere Kliniken können Ihnen SOPs freigeben. Sie können diese SOPs bei Bedarf direkt in Ihr eigenes SOP Verzeichnis kopieren. Umgekehrt können Sie natürlich ebenfalls SOPs für andere Kliniken freigeben.

Globale Inhalte

Globale Inhalte sind wiederkehrende Inhalte die mit SOPs verknüpft werden können. Sie können auch einfache Interaktivität beinhalten (bspw. spezielle Rechner).

Dateispeicher

SOPHIA bietet einen eigenen Cloud Speicher. Dateien in diesem Speicher können beliebig mit SOPs verknüpft werden (bspw. PDFs, Bilder, Word Dokumente etc.)

Vorteile - Warum SOPHIA?

SOPHIA fokussiert sich auf die SOP Verwaltung. Unser Team aus Ärzten, Softwareentwicklern und Medienproduzenten hat sich aber viele Gedanken gemacht, welche Funktionen die SOP Verwaltung sinnvoll ergänzen. Dabei liegt der Fokus bei der Entwicklung auf Sicherheit, Verfügbarkeit und Nutzerfreundlichkeit.

SOPHIA bietet Apps für alle gängigen Smartphone und Tablet Plattformen wie Android, iOS, Windows Phone und Blackberry.

Die Apps erlauben eine Online und Offlinenutzung der SOPs. Sobald Sie Online sind, aktualisieren sich die Inhalte automatisch. Sie werden auf dem Gerät gespeichert und sind so auch offline verfügbar.

SOPHIA Apps lassen sich auf Ihre Klinik anpassen. Der Nutzer startet die App und sieht das Logo und den Namen Ihrer Klinik. So verbessert sich die Identifikation des Nutzers mit Ihrem Institut.

Sollte die App trotzdem nicht auf Ihrem Gerät laufen, ist die Webbrowser Version von SOPHIA auch für kleine Bildschirme optimiert.

Veröffentlichte SOPs durchlaufen vor der Bereitstellung einen "Approval Prozess", in dem ein dazu bestimmter Nutzer erst alle Änderungen prüfen und dann freigeben muss. Erst dann werden die SOPs den Nutzern zur Verfügung gestellt.

Jegliche Änderung an einer SOP wird in einer neuen Version gespeichert und die Änderungen lassen sich jederzeit wieder rückgängig machen. Und das noch nach Jahren.

Zusätzlich wird eine zeitlich unbeschränkte Ereignisliste geführt, in der jede Änderung eingesehen werden kann. So wird maximale Transparenz erreicht.

Durch den einfachen Update Prozess des SOP Verzeichnisses stellen Sie sicher, dass Ihr Team jederzeit die aktuellsten Inhalte verwendet. So sparen Sie sich aufwendige und komplizierte Verteilprozesse aktualisierter SOPs. Ihre Mitarbeiter werden informiert, sobald ein Update vorliegt. Mit einem Klick lassen sich die gespeicherten Inhalte auf dem Smartphone dann aktualisieren.

Da sich SOPs frei mit Bildern und weiteren Dateien verknüpfen und ergänzen lassen, ermöglicht SOPHIA deutlich avanciertere SOPs als klassische Word/PDF7Text SOPs.

Außerdem ermöglichen wir mittelfristig die globalen Inhalte (das sind wiederkehrende Informationen, die mit SOPs verknüpft werden können) mit Interaktivität zu versehen. So können Sie ohne großen Aufwand einfache Anwendungen entwickeln und an die Mitarbeiter verteilen.

Die Möglichkeiten sind hier sehr weitreichen. Stellen Sie sich vor, mittels einer Formel einen einfachen Taschenrechner zu entwickeln, der im entsprechenden Fall sofort das korrekte Ergebnis liefert? Einige Beispiele haben wir aktuell in Entwicklung.

Wussten Sie, dass Ihre E-Mails bei Versand teilweise unverschlüsselt auf mehreren Server weltweit gespeichert werden? Text und Anhänge können für den versierten Nutzer leicht abgefangen und gelesen werden. Und Sie haben nahezu keine Kontrolle darüber, wie Ihre E-Mail geroutet wird. Diese Problematik besteht bei SOPHIA nicht.

Denn die Datensicherheit steht bei der Entwicklung von SOPHIA an erster Stelle. Daher findet alle Kommunikation zwischen Endgeräten und Servern verschlüsselt statt, egal ob Sie mit dem Webbrowser oder der SOPHIA App auf die Daten zugreifen.

Alle Daten werden in gesicherten Datenbanken ausschließlich auf in Deutschland stationierten Servern gespeichern. User IT Partner ist TÜV Süd Zertifiziert, bietet mehrfach redundante Netz- und Stromanbindungen sowie strenge Zugangskontrolle für Mitarbeiter.

Wir haben für die Speicherung Ihrer Daten bewusst auf sog. Content Delivery Networks (CDN) ausländischer Anbieter (bspw. Google, Amazon oder Microsoft) verzichtet. Ihre Daten werden also verschlüsselt übertragen und nur in Deutschland gespeichert. Das ist unser Sicherheitsanspruch.

Neben der Verteilung der SOPs an Ihre Mitarbeiter bietet SOPHIA einen eigenen Newschannel, in welchem Sie jederzeit aktuelle Informationen an Ihr Team verteilen können. Diese Neuigkeiten erscheinen direkt in den mobilen Apps und im Web. Es ist mittelfristig sogar möglich, wichtige Infos direkt per "Push Nachricht" an klinikinterne Nutzer zu verschicken (sofern der Nutzer es zulässt). Ein öffnen der App ist so nicht erforderlich.

SOPHIA ist mit dem Hintergedanken eines Wissenstransfers zwischen den Kliniken aufgebaut. Sie können, bei Bedarf, ausgewählten anderen Kliniken bestimmte oder alle eigenen SOPs freigeben. Andere Kliniken können Ihnen ebenfalls die hauseigenen SOPs zur Verfügung stellen.

Die Arbeitsqualität kann so gesteigert werden und wertvolle Erfahrungen anderer Kliniken können Ihrem Haus weiterhelfen, die Arbeit Ihres Teams noch effizienter und sicherer zu machen.

SOPHIA wird aktiv entwickelt und wir haben noch viele Ideen um die Plattform besser zu machen. Um Ihnen die nützlichsten Funktionen bereitzustellen, sind wir auch auf Ihr Feedback angewiesen. Teilen Sie uns daher mit, was Sie gerne in der Plattform realisiert haben wollen. Schreiben Sie uns einfach direkt eine E-Mail oder nutzen Sie die Feedback Funktion innerhalb der Plattform.

Viele Behandlungsfehler lassen sich durch den
konsequenten Einsatz von SOPs vermeiden.

Dr. med. Sebastian Riech, Universitätsmedizin Göttingen

SOPHIA Preise

SOPHIA kann Ihrer Klinik helfen, die Arbeitsqualität zu verbessern und die Prozesse langfristig zu optimieren. Um Ihnen den Start möglichst einfach zu machen, haben wir ein einfaches, leicht kalkulierbares Preismodell entwickelt, mit dem Sie die Plattform außerdem ohne Risiko zwei Monate testen können. Für Einzelnutzer stellen wir außerdem einen kostenlosen Zugang zu freigegebenen SOPs zur Verfügung.



Einzelnutzer

Kostenlose Mitgliedschaft

  • Nutzung freigegebener SOPs
  • Automatische SOP Updates
  • 2 Sophia App Aktivierungen pro Account
  • Sophia Apps individualisieren
  • Eigenes Institut
  • Eigene SOPs
  • Eigene Nutzer einladen
  • Instant Messaging
  • Newschannel
  • Dateispeicher
  • Sophia Support

Institut

1-Jahres Mitgliedschaft (60 Tage Testphase)

  • Nutzung freigegebener SOPs
  • Automatische SOP Updates
  • 2 Sophia App Aktivierungen pro Nutzer
  • Sophia Apps individualisieren
  • Eigenes Institut
  • Eigene SOPs
  • Eigene Nutzer (bis zu 200)
  • Instant Messaging
  • Newschannel
  • Dateispeicher (64 GB)
  • Sophia Support

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